SharePoint Audit

Warum ein Audit sinnvoll sein kann

Man kennt es. Die Backups müssen überprüft werden, ein Mitarbeiter benötigt eine neue Teamsite und das Active Directory will auch gewartet werden. Neben dem Alltagsgeschäft bleibt wenig Zeit um seine eigene SharePoint Plattform kritisch zu hinterfragen und häufig drückt hier der Schuh. Das Template, das zur Einführung implementiert wurde, muss inzwischen häufig von Hand angepasst werden. Die Lösung zur Bereitstellung der Projektseiten reagiert in letzter Zeit nicht mehr allzu performant und die Backups dauern auch jeden Monat länger.
Dies sind alles nicht ungewöhnliche Szenarien, eine Farm will installiert und betrieben werden. Für eine Überprüfung des Status quo bleibt da wenig Zeit.
So sollte es natürlich nicht sein. Ein SharePoint Audit sollte jährlich durchgeführt werden, das verhindert Sackgassen in der Langzeitstrategie und ermöglicht es Kurskorrekturen rechtzeitig vorzunehmen. Im Folgenden möchte ich auf einige der wichtigsten Kernthemen bei einem Audit eingehen und warum es sinnvoll ist.

Punkt 1 – Wie wird der SharePoint genutzt?

Zuerst sollte geprüft werden welche Bereiche des SharePoints intensiv genutzt werden und warum diese Bereiche genutzt werden. Dies ist wichtig um zu verstehen wo die Stärken und Schwächen in bei Ihrer SharePoint Farm liegen. Sie sollten sich auch fragen warum wenig genutzte Angebote / Workflows/ Funktionen nicht genutzt werden. Vielleicht sind es ja technische Hürden die den Einsatz unattraktiv machen, oder die Lösung bildet das Problem nicht ausreichend ab. Es könnte Sinn machen solche Lösungen abzukündigen um den Aufwand zu reduzieren.

Punkt 2 – Performance

Hier sollte zum einen die Server Performance überprüft werden. Wie etwa die IO der Datenbank und die Auslastung der Server. Zum anderen sollte die Performance der Lösungen getestet und auch entsprechend gebenchmarkt werden. Dies sollte für alle unternehmenskritischen Lösung durchgeführt und auch protokoliert werden. Diese Performancewerte sollten generell regelmäßig überprüft werden. Einer der kritischsten Punkte bei der SharePoint Performance ist die falsche Verwendung von SharePoint Listen. Häufig wachsen diese über einen kritischen Punkt hinaus. Dies kann zu starken Performanceeinbrüchen und unerwünschten Nebeneffekten, wie etwas Time-Outs führen. Prüfen sie auch die Nutzung Ihrer Server in der Farm. Werden alle Dienste so genutzt wie erwartet? Lohnen sich drei Suchserver oder zwei Distributed Cache Server? Werden die entsprechenden Funktionen wirklich so ausgiebig genutzt? Bedenken sie, jeder zusätzliche Server muss gewartet werden und kostet Geld. Wichtig ist es hier nicht zu rigoros zu kürzen, da durchaus einige Reserven vorhanden sein sollten. Aber es macht wenig Sinn Server zu betreiben, die nicht genutzt werden.

Punkt 3 – Entwicklungen

Häufig hängen Probleme in einer Farm direkt mit altem Code zusammen. Lösungen die vor Jahren entwickelt wurden, werden immer noch verwendet. Dies kann der Farm schaden, da sich die Technologien weiterentwickeln. Es sollte darauf geachtet werden, alle SharePoint Lösungen nach diesen Kriterien zu überprüfen. Dringend sollten die Entwicklungsrichtlinien überprüft werden. Welche technischen Gegebenheiten haben sich geändert und wie wirkt sich das auf die Farm aus? Gerade das Anpassen zukünftiger Entwicklungen erleichtert den Betrieb der SharePoint Farm enorm.

Punkt 4 – Betriebshandbuch / Governance

Sicherlich gibt es ein Betriebshandbuch bei Ihnen im Hause. Doch dieses sollte ein lebendes Dokument sein. Auf Basis ihres bisherigen Audits sollten Sie auch das Betriebshandbuch kritisch überprüfen. Sind die von ihnen definierten Schwellwerte wirklich praxistauglich? Oder macht es nicht mehr Sinn die Quota zu erhöhen, weil die sowieso alle paar Wochen angehoben werden? Wäre es nicht sinnvoller größere Websitesammlungen auf mehrere Datenbanken zu verteilen? Vielleicht hat das Audit aber auch zu neuen Erkenntnissen geführt und Sie sollten ihre SharePoint Betriebsstrategie entsprechend anpassen.
Ich habe diesen Blogpost aus gegeben Anlass geschrieben. Häufig sehe ich bei Kunden, dass „das große ganze“ vernachlässigt wird.